Nhằm bảo đảm công tác văn thư, lưu trữ được thông suốt, liên tục, bảo đảm quản lý an toàn tài liệu trước, trong và sau khi hoàn thành việc sắp xếp tổ chức bộ máy, UBND huyện Long Thành triển khai công tác tăng cường quản lý công tác văn thư, lưu trữ trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy.
Tăng cường quản lý công tác văn thư, lưu trữ trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy trên địa bàn huyện Long Thành
Theo đó, các cơ quan, ban ngành, địa phương chịu trách nhiệm bảo đảm an toàn tài liệu và cơ sở dữ liệu, tài liệu thuộc thẩm quyền quản lý theo quy định của pháp luật trong suốt quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy cho đến khi tài liệu và cơ sở dữ liệu tài liệu được bàn giao cho cơ quan, tổ chức có thẩm quyền sau sắp xếp tổ chức bộ máy. Đồng thời, thống kê, lập danh mục toàn bộ tài liệu, cơ sở dữ liệu, tài liệu hiện có của từng cơ quan, tổ chức về các công việc đã hoàn thành; hồ sơ, tài liệu các công việc chưa hoàn thành; bố trí phòng, kho, trang thiết bị cần thiết để tập kết, bảo quản tập trung an toàn tài liệu của các cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp huyện; bố trí lực lượng bảo vệ an toàn tài liệu cho đến khi tài liệu được bàn giao cho cơ quan, tổ chức có thẩm quyền quản lý sau sắp xếp tổ chức bộ máy. Bên cạnh đó, thực hiện số hóa tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức cấp huyện trước khi kết thúc hoạt động và cấp xã trước khi được sắp xếp, trong đó tập trung số hóa các tài liệu đã được chỉnh lý hoàn chỉnh, tài liệu đang phục vụ hoạt động quản lý điều hành và nhu cầu của người dân, cơ quan, tổ chức. Bên cạnh đó tổ chức thực hiện việc quản lý, sử dụng, giao nộp con dấu, đăng ký cấp con dấu, đề nghị khắc dấu mới và thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức theo quy định đảm bảo việc phát hành và tiếp nhận văn bản; duy trì, bố trí công chức, viên chức và các nguồn lực cần thiết thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ an toàn, thông suốt trước, trong và sau sắp xếp tổ chức bộ máy.