Nhằm bảo đảm quản lý chặt chẽ, thống nhất, an toàn tài liệu và cơ sở dữ liệu của các cơ quan, tổ chức, đơn vị hành chính trong quá trình sắp xếp, tổ chức lại đơn vị hành chính các cấp và xây dựng mô hình tổ chức chính quyền địa phương 02 cấp; thu thập, bảo quản và đảm bảo việc bàn giao hồ sơ, tài liệu giữa các cơ quan, đơn vị khi thực hiện sắp xếp tổ chức bộ máy được đầy đủ, rõ ràng, minh bạch đúng quy định pháp luật về lưu trữ; duy trì liên tục, ổn định hoạt động quản lý nhà nước trong quá trình sắp xếp, tổ chức lại đơn vị hành chính các cấp. Ủy ban nhân dân huyện Long Thành ban hành Kế hoạch thực hiện Chỉ thị về tăng cường công tác văn thư, lưu trữ trong quá trình sắp xếp, tổ chức lại đơn vị hành chính.

Ảnh minh họa

Cụ thể, đề nghị các cơ quan, đơn vị, Ủy ban nhân dân các xã, thị trấn chỉ đạo công chức, viên chức, người lao động trực tiếp xử lý công việc phải khẩn trương thống kê, lập Danh mục hồ sơ, tài liệu đã giải quyết xong và Danh mục công việc đang xử lý theo hướng dẫn của Sở Nội vụ. Phối hợp với Lưu trữ cơ quan thực hiện bàn giao hồ sơ, tài liệu vào địa điểm tập kết, đồng thời bàn giao hồ sơ đang xử lý cho đơn vị mới để tiếp tục giải quyết; thống kê, niêm phong, bảo quản an toàn tài liệu tại phòng, kho lưu trữ của cơ quan, tổ chức cho đến khi tài liệu được bàn giao cho Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh hoặc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền sau sắp xếp tổ chức bộ máy. Tiếp nhận, bảo quản riêng hồ sơ, tài liệu của công việc chưa hoàn thành theo danh mục. Nộp lưu hồ sơ bảo quản vĩnh viễn đã được chỉnh lý hoàn chỉnh vào Lưu trữ lịch sử lịch sử tỉnh. Ngay sau khi hoàn thành việc sắp xếp tổ chức bộ máy, người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị hành chính mới cần kịp thời chỉ đạo: đăng ký mở mới hoặc mở lại tài khoản của tổ chức, lãnh đạo, văn thư trên Hệ thống để bảo đảm việc phát hành và tiếp nhận văn bản; đăng ký cấp con dấu và chứng thư chữ ký số chuyên dùng công vụ theo quy định. Phối hợp với Sở Khoa học và Công nghệ, Trung tâm Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh và các đơn vị, cá nhân liên quan tiếp nhận tài liệu và cơ sở dữ liệu tài liệu về những công việc chưa hoàn thành thuộc thẩm quyền quản lý để tiếp tục giải quyết. Đồng thời có trách nhiệm bảo quản hồ sơ, tài liệu trong thời gian chờ bàn giao cho đơn vị mới; nghiêm cấm việc chiếm giữ, chuyển giao, hủy trái phép tài liệu và cơ sở dữ liệu tài liệu; tiết lộ thông tin tài liệu mật, nội dung mật theo ngành, lĩnh vực quản lý ra bên ngoài; không được làm hỏng, thất lạc tài liệu và cơ sở dữ liệu tài liệu trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy.

Theo đó quá trình triển khai thực hiện gồm các bước: bước 1 thống kê, lập danh mục hồ sơ, tài liệu; bước 2 tập kết hồ sơ, tài liệu đã lập Danh mục vào phòng, kho niêm phong, bảo quản tài liệu tập trung và bước 3 tổ chức bàn giao hồ sơ, tài liệu. Các cơ quan, đơn vị, Ủy ban nhân dân các xã, thị trấn báo cáo về phòng Nội vụ tổng hợp báo cáo Sở Nội vụ việc thống kê, tập kết, niêm phong, bàn giao hồ sơ, tài liệu theo bước 2 trước ngày 15/5/2025; và báo cáo nội dung theo bước 3 trước ngày 30/7/2025.