Thực hiện Văn bản số 2782/SNV-CCHC&VTLT ngày 07/5/2025 của Sở Nội vụ tỉnh Đồng Nai về việc phối hợp thực hiện số hóa hồ sơ, tài liệu lưu trữ trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy; Ủy ban nhân dân huyện Long Thành đề nghị Thủ trưởng các phòng ban chuyên môn, đơn vị sự nghiệp, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các xã, thị trấn, căn cứ chức năng, nhiệm vụ được giao, khẩn trương nghiêm túc quán triệt và thực hiện theo chỉ đạo.
Ảnh minh họa
Cụ thể thống kê, tập hợp tất cả văn bản đi phân loại theo từng năm, sắp xếp theo thứ tự thời gian, số hiệu ban hành và theo sổ đăng ký văn bản đi tại bộ phận văn thư cơ quan; lưu ý các đơn vị rà soát kỹ, chỉ thống kê toàn bộ văn bản đi, không đính kèm theo hồ sơ, tài liệu liên quan của các phòng, bộ phận chuyên môn trình ký; không thống kê, số hóa đối với văn bản đi có tình trạng vật lý quá kém, bết dính nặng, rách nát, mờ chữ hoặc hư hỏng ảnh hưởng tới mức độ đầy đủ, chính xác của nội dung. Tiếp theo lựa chọn địa điểm tập kết toàn bộ văn bản đi tại nơi làm việc của mỗi đơn vị đảm bảo thuận lợi cho việc thực hiện quét, số hóa tài liệu, đảm bảo an toàn hồ sơ, tài liệu. Sau khi thống kê xong thực hiện đánh số tờ đối với từng văn bản bên trong hồ sơ, sắp xếp theo thứ tự đăng ký. Đồng thời giao phòng Nội vụ chủ trì, chủ động phối hợp cùng phòng Văn hóa, Khoa học và Thông tin và các đơn vị có liên quan khẩn trương hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện của các đơn vị; kịp thời tham mưu, đề xuất Ủy ban nhân dân huyện các nội dung có liên quan; trên cơ sở báo cáo của các đơn vị, tổng hợp và tham mưu Ủy ban nhân dân huyện báo cáo gửi về Sở Nội vụ chậm nhất trong ngày 12/5/2025.